privacy verklaring

ZWAM vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen door te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

ZWAM vzw
Eeckhoutstraat 2
9310 Meldert
Contactformulier op www.zwammeldert.be

Aan wie is deze privacy verklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, de Meldertse zelfstandigen die we promoten, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, leveranciers.

waarvoor persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door ZWAM VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

1. Promotie van de Meldertse Zelfstandigen:

Wij houden een lijst bij van de Meldertse Zelfstandigen en plaatsen deze op onze website en in de jaarlijkse gedrukte versie van de ZWAM-gids. Dit is in lijn met ons gerechtvaaridgd belang, namelijk bij de Meldertenaren de lokale zelfstandigen bekend maken.
Deze gegevens beperken zich tot de vermelding van de commerciële vestiging. Dit wil zeggen enkel die gegevens die nodig zijn om de zelfstandige te contacteren indien men geïnteresseerd is in de levering van zijn diensten of producten. Van de ondernemingen houden wij geen enkel ander gegeven bij. Van de zelfstandige zelf houden wij behalve zijn naam geen enkel persoonsgegeven bij.

Via het contactformulier op www.zwammeldert.be kunnen de zelfstandigen steeds vragen om op de lijst te komen, bestaande gegevens aan te passen of te schrappen.

Promotionele artikels die over Meldertse zelfstandigen worden gepubliceerd op onze website of in de ZWAM-gids zijn door hen nagelezen, aangepast en ondubbelzinnig goedgekeurd.

Het versturen van informatie over onze activiteiten en uitnodigingen gebeurt steeds naar bovenstaande ondernemingsadressen en niet naar persoonlijke e-mail adressen, tenzij wij van de zelfstandige zelf een persoonlijk e-mail adres hebben ontvangen.

2. Administratie van bestuursleden, meewerkende leden en vrijwillige helpers

Wij houden enkel die gegevens bij die nodig zijn om iedereen volgens de wet te registreren en correct te verzekeren. Verdere persoonsgegevens worden niet bijgehouden. Het versturen van informatie over onze activiteiten en uitnodigingen gebeurt steeds naar het e-mail adres dat door de personen zelf is doorgegeven. Aanpassingen aan de gegevens kan steeds gebeuren via het contactformulier op www.zwammeldert.be.Takenlijsten voor evenementen op de PC van de secretaris worden enkel rondgestuurd naar degenen die
effectief een taak uitvoeren. Na het evenement wordt de takenlijst vernietigd.

3. Promotie voor onze evenementen naar de Meldertse inwoners.

De promotie gebeurt via website, facebookpagina en papieren flyers in de postbussen. Er worden geen direct marketing acties per e-mail naar de Meldertse inwoners uitgevoerd.

4. Administratie van deelnemers aan onze evenementen

-Evenementen waarop deelnemers dienen in te schrijven: hier gebeurt de inschrijving steeds via een specifieke aangemaakt contactformulier op www.zwammeldert.be. De gevraagde gegevens zijn: naam, voornaam, telefoon en e-mail adres.De geconsolideerde lijst bevindt zich op de PC van de secretaris. Op het evenement zelf bevindt de lijst zich in uitgedrukte vorm bij de ZWAM-medewerker die instaat voor het onthaal. Na het evenement wordt de electronische en de afgedrukte lijst vernietigd.

-Evenementen waarop deelnemers niet dienen in te schrijven: hier kopen de deelnemers in voorverkoop of aan de deur zelf losse tickets. Er worden hierbij nooit gegevens van de koper gevraagd of genoteerd

5. Overige

In zoverre de verwerking van deze persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

Conclusie: We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden. We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Op onze evenementen kunnen foto’s en ander beeldmateriaal worden gemaakt die nadien worden gebruikt op facebook, op onze website of in de Zwamgids. Aan de ingang worden de deelnemers van het evenement hiervan verwittigd via een uithangbord. Personen die niet willen dat een gerichte foto waar zij staan wordt gebruikt kunnen dit melden.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - ver

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers en Hosting van onze website

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden). Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen

- Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt (o.a. co-productie), en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld). Voorbeelden hiervan is Meldert Kermis en de Kersthappening.

- Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …)

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld is een strafbaar feit dat gepleegd worden op een evenement. Op dat moment kan de politie gegevens bij ons opvragen in het kader van hun onderzoek.Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijn

ZWAM vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen. Ofwel is er geen bewaartermijn ofwel maximum 5 jaar.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens ZWAM vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.De electronische gegevens zijn enkel opgeslagen op een PC van de secretaris met een back-up die beschikbaar is op de PC van een bestuurslid. Beide PC’s zijn wachtwoord beveiligd en van virusscanning, firewall en tijdige updates voorzien. Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid. Indien een bestuurslid of meewerkend lid de vereniging verlaat dient hij na te gaan of hij electronische of papieren gegevens in zijn bezit zou hebben waarvan in dit document sprake is. Als dit zo is dienen deze onmiddellijk vernietigd te worden. Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt.

Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails) Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren. Om je je identiteit te controleren vragen wij je om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be

wijzigingen aan de privacy verklaring

ZWAM vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.